Modelo de solicitud de acceso al expediente administrativo

I. ¿Qué es un expediente administrativo?

Un expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones recopilados por la Administración Pública durante la tramitación de un procedimiento. En él se materializan todas las pruebas, diligencias, requerimientos y demás actuaciones, desde el inicio del procedimiento hasta el momento en que se dicta la resolución o el acto administrativo. Esto significa que el expediente administrativo actúa como soporte documental destinado a garantizar que cada decisión esté debidamente fundamentada y que se cumplan los principios de legalidad, transparencia y acceso a la información, de conformidad con lo previsto en el artículo 70.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en lo sucesivo, Ley 39/2015). En el siguiente video, nuestra Of Counsel Gertrudis Ramos Martínez, nos ofrece unas breves pinceladas sobre cómo y cuándo acceder al expediente administrativo.

II. ¿En qué consiste la solicitud de acceso al expediente administrativo?

La solicitud de acceso al expediente administrativo consiste en un trámite por el cual una persona pide examinar el conjunto de documentos, actuaciones, informes y pruebas que conforman un expediente administrativo y conforme a los cuales se fundamenta una decisión de la Administración Pública.

III. ¿Cómo se produce el acceso al expediente administrativo?

El acceso al expediente administrativo se produce desde dos vertientes, a saber:

1. Como interesado, en este caso, conforme a lo previsto en el artículo 53.a) de la Ley 39/2015, los interesados en un procedimiento administrativo tienen el derecho de conocer en cualquier momento:

1. El estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados.
2. El órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución.
3. Los actos de trámite dictados.
4. También tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.

2. Como particular, cuando no se es parte en el procedimiento administrativo, pero se quiere consultar documentos públicos. En este caso, el ejercicio del derecho de acceso se iniciará con la presentación de la correspondiente solicitud, que deberá dirigirse al titular del órgano administrativo o entidad que posea la información, conforme a lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en lo sucesivo, Ley de Transparencia).

IV. ¿Cómo se ejerce el Derecho de Acceso a la Información de las Administraciones Públicas?

El derecho de acceso a la información pública contenida en un expediente administrativo se ejerce presentando una solicitud, señalando la información a la que quiere tener acceso y la forma en que se desea recibirla –ya sea mediante correo electrónico, correo postal o presencialmente-.

V. ¿La solicitud de acceso al expediente administrativo, abarca cualquier información?

La solicitud de acceso al expediente administrativo puede abarcar cualquier información, aunque se puede limitar dicho acceso, cuando acceder a la información suponga un perjuicio para:

1. La seguridad nacional.
2. La defensa.
3. Las relaciones exteriores.
4. La seguridad pública.
5. La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios.
6. La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.
7. Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
8. Los intereses económicos y comerciales.
9. La política económica y monetaria.
10. El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
11. La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.
12. La protección del medio ambiente.

VI. ¿Cuándo se puede negar la solicitud de acceso al expediente administrativo?

A pesar de ser un derecho general consagrado en la Constitución española, la Administración puede denegar la solicitud de acceso al expediente administrativo, basándose en límites legales específicos, a saber:

1. Como interesado.

La denegación de solicitud de acceso al expediente administrativo es muy limitada y sólo puede ocurrir en caso de:

1. Que se trate de información adicional, como la prevista en el artículo 70.4 de la Ley 39/2015.
2. Documentos calificados como secretos oficiales o de seguridad.
3. Que la información solicitada revele datos de salud o intimidad de otras personas que no se configuran como relevantes para el desarrollo del procedimiento.

2. Como particular.

La Administración tiene más amplitud para denegar la solicitud de acceso al expediente administrativo, en ese caso se inadmitirán a trámite, mediante resolución motivada, las solicitudes:

1. Que se refieran a información que esté en curso de elaboración o de publicación general.
2. Cuyo acceso a la información suponga un perjuicio, de conformidad con lo previsto en el artículo 14.1 de la Ley de Transparencia.
3. Referidas a información que tenga carácter auxiliar o de apoyo como la contenida en notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas.
4. Relativas a información para cuya divulgación sea necesaria una acción previa de reelaboración.
5. Dirigidas a un órgano en cuyo poder no obre la información cuando se desconozca el competente.
6. Que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo no justificado con la finalidad de transparencia que persigue la Ley de Transparencia.

 VII. ¿Cuál es el plazo para conceder o denegar el acceso a la información?

La resolución en la que se conceda o deniegue la solicitud de acceso al expediente administrativo, deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante. Este plazo puede verse suspendido en una serie de casos, como sería:

1. Si no se identifica correctamente la información solicitada, se requerirá al solicitante para que concrete la petición. Para ello se otorgará un plazo de 10 días, durante el cual queda en suspenso el plazo para resolver. Si el interesado no contesta, se entenderá que desiste en su pretensión.
2. Cuando de la petición de información puedan verse afectados derechos e intereses legítimos de terceros, habrá que darles audiencia para que presenten las alegaciones que estimen oportunas. En este caso, el plazo para presentar alegaciones es de quince días. Se suspende el plazo para resolver hasta que el posible afectado alegue o hasta que transcurran los quince días, lo que antes suceda.

VIII. ¿Qué sucede si no se recibe contestación en plazo?

Si la Administración no contesta la solicitud de acceso al expediente administrativo, la misma se ha de entender denegada. En este caso, se trata de un sentido negativo al silencio administrativo en el procedimiento de acceso a la información pública.

IX. ¿Qué hacer en caso de que la Administración deniegue la solicitud de acceso al expediente administrativo?

Las resoluciones dictadas en materia de acceso a la información pública son recurribles directamente ante la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses, sin perjuicio de la posibilidad de interposición de la reclamación potestativa conforme a lo previsto en el artículo 24 de la Ley de Transparencia, en el plazo de un mes, ante el Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno. Es importante, destacar que, esta reclamación sustituye a los recursos administrativos de conformidad con lo establecido en el artículo 112.2 de Ley 39/2015.