Guía completa sobre el expediente de contratación pública: del trámite al acceso

I. Concepto y naturaleza jurídica del expediente de contratación pública

El expediente de contratación, regulado en el artículo 116 y siguientes de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (en lo sucesivo, LCSP), es el conjunto ordenado de actuaciones, documentos e informes que sirven de fundamento a la preparación y adjudicación de un contrato público.

La naturaleza jurídica del expediente de contratación pública es la de un procedimiento administrativo especial de carácter preparatorio e instrumental, regulado por la LCSP y, de forma subsidiaria, por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, (en lo sucesivo, Ley 39/2015). No constituye, por tanto, un fin en sí mismo, sino el soporte documental y procedimental que permite verificar que la actuación contractual de la Administración responde a una necesidad real, cuenta con cobertura presupuestaria suficiente y respeta los principios de publicidad, transparencia, igualdad de trato, libre concurrencia y eficiencia en la utilización de los fondos públicos.

En la práctica, la correcta formación del expediente resulta decisiva, pues cualquier defecto en esta fase puede afectar a la validez de la licitación, generar impugnaciones o comprometer la adjudicación del contrato. Por ello, en Administrativando Abogados asesoramos tanto a licitadores como a entidades del sector público en la preparación, revisión y defensa jurídica de expedientes de contratación, con especial atención al cumplimiento normativo y a la prevención de riesgos durante todo el procedimiento de licitación.

II. ¿Cuáles son las fases que se llevan a cabo en la tramitación del expediente de contratación pública?

El ciclo de vida del expediente de contratación pública transcurre a través de distintas etapas procedimentales regladas, desde la determinación de la necesidad hasta la adjudicación del contrato. Este recorrido abarca las siguientes fases:

1. Fase I: Preparación y justificación del contrato
   
   1. Detección de la necesidad: El órgano gestor identifica la prestación requerida (obras, servicios o suministros).
   2. Redacción de pliegos y memoria: Se configuran el PCAP, el PPT y la memoria motivada.
   3. Fiscalización y control: La Asesoría Jurídica y la Intervención emiten los informes preceptivos.
   4. Aprobación del gasto y del expediente: El órgano competente dicta resolución aprobando el expediente y autorizando el gasto conexo.
2. Fase II: Licitación y concurrencia.

1. 1. Convocatoria y presentación de ofertas: Publicación en el Perfil de Contratante y en diarios oficiales (BOE/DOUE según el valor estimado).
   2. Valoración de proposiciones: Apertura de sobres por la Mesa de Contratación y ponderación de criterios (automáticos y sujetos a juicio de valor).

3. Fase III: Adjudicación y formalización del contrato.
   
   1. Adjudicación: Aceptación de la oferta económicamente más ventajosa y requerimiento de documentación al licitador propuesto.
   2. Formalización del contrato: Firma que perfecciona la relación jurídica contractual.

III. ¿Qué documentos integran el expediente de contratación y cuál es su función?

El expediente de contratación pública se encuentra integrado por los siguientes documentos:

1. Documentación de la Fase Preparatoria e Iniciación.

1. Memoria justificativa del contrato: Documento en el que el órgano de contratación motiva la necesidad e idoneidad del contrato, el objeto, la insuficiencia de medios propios y el desglose del presupuesto base de licitación.
2. Informe de necesidad y conveniencia: Justificación técnica de la adquisición o servicio prestado.
3. Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP): Documento jurídico que rige el contrato (pactos, condiciones de licitación, criterios de adjudicación y derechos/deberes).
4. Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT): Documento técnico que define las características, requisitos y especificaciones del bien, servicio u obra.
5. Certificado de existencia de crédito / Retención de crédito (RC): Documento contable que acredita la disponibilidad de partida presupuestaria.
6. Informe del Servicio Jurídico: Dictamen legal sobre la adecuación a derecho de los Pliegos de Cláusulas Administrativas.
7. Informe de Intervención / Fiscalización previa: Fiscalización del gasto realizada por el órgano de control interno.

2. Documentos de Aprobación e Inicio de la Licitación

1. Resolución de aprobación del expediente y autorización del gasto: Acto administrativo del órgano de contratación que aprueba los pliegos y dispone el gasto.
2. Anuncio de licitación: Publicado en la Plataforma de Contratación del Sector Público, en el Boletín Oficial del Estado (BOE) y, en su caso, en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE).

3. Documentación de la Fase de Licitación y Evaluación.

1. Proposiciones / Ofertas de los licitadores: Sobres o archivos electrónicos presentados por las empresas (Documentación administrativa/DEUC, oferta técnica y oferta económica).
2. Documento Europeo Único de Contratación (DEUC): Declaración responsable del licitador sobre su capacidad, solvencia y ausencia de prohibiciones de contratar.
3. Actas de la Mesa de Contratación: Documentos públicos que recogen la calificación de documentación, apertura de sobres, exclusiones y valoración de criterios.
4. Informes técnicos de valoración: Evaluación de las ofertas sujetas a juicio de valor.
5. Informe de ofertas con valores anormales o desproporcionados (bajas temerarias): Justificación y requerimientos motivados en su caso.

4. Documentos de Adjudicación y Formalización.

1. Requerimiento de documentación previa a la adjudicación: Solicitud de solvencia real, certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, y constitución de la garantía definitiva.
2. Resolución motivada de adjudicación: Acto administrativo definitivo que adjudica el contrato y se notifica a todos los candidatos.
3. Documento de formalización del contrato: Contrato administrativo firmado por las partes dentro de los plazos legales.

IV. ¿Es siempre obligatorio tramitar un expediente de contratación pública antes de contratar?

Sí, como regla general, es obligatorio tramitar un expediente de contratación pública antes de contratar, ya que, ningún contrato del sector público puede celebrarse sin la previa tramitación del correspondiente expediente, salvo las siguientes excepciones:

1. Los contratos menores –conforme a lo previsto en el artículo 118 de la LCSP-, que cuentan con una tramitación simplificada/reducida -solo exigen informe de necesidad, aprobación del gasto e incorporación de la factura-.
2. La tramitación de emergencia –prevista en el artículo 120 de la LCSP, en la que se contrata de forma inmediata y el expediente se regulariza a posteriori.

V. ¿Qué ocurre si un expediente de contratación caduca antes de la adjudicación?

A diferencia de los procedimientos administrativos sancionadores o de restablecimiento de la legalidad, los procedimientos de licitación en contratación pública no caducan formalmente por el mero transcurso del tiempo, salvo que los pliegos o la normativa específica fijaren un plazo concreto de caducidad. Sin embargo, el transcurso excesivo del tiempo puede dar lugar al desistimiento del procedimiento por razones de interés público debidamente justificadas, conforme lo establece el artículo 152 de la LCSP.

VI. ¿El expediente de contratación pública finaliza con la adjudicación del contrato?

En este caso, la respuesta es negativa, el expediente abarca la totalidad del ciclo de vida del contrato. Aunque la fase de preparación y licitación concluye con la formalización, el expediente continúa abierto durante la fase de ejecución para incorporar:

1. Modificaciones contractuales.
2. Prórrogas.
3. Penalidades impuestas al contratista.
4. Recepción de la obra, servicio o suministro, liquidación y devolución de la garantía definitiva.

VII. ¿Se permite el derecho de la vista y copia del expediente de contratación pública?

Efectivamente, se permite el derecho de la vista y copia del expediente de contratación, no obstante, no se trata de un derecho ilimitado ni absoluto, su alcance en cuanto al acceso varía significativamente según el perfil del solicitante y el límite de la confidencialidad, ya que no se dará acceso ni copia a aquellos documentos declarados confidenciales por las empresas licitadoras y se aplicará el anonimizado o tachado de datos personales no relevantes antes de entregar copias del expediente. Siendo así, tenemos que el acceso según el perfil del solicitante, se efectúa de la manera siguiente:

1. Licitadores e Interesados en el Procedimiento, los cuales conforme a lo previsto en el artículo 52 de la LCSP, tienen derecho a examinar y obtener copias de los documentos del expediente (actas de la Mesa, pliegos, informes técnicos de valoración, resolución de adjudicación, etc.), garantizando con ello, su derecho a la defensa para poder impugnar o interponer el Recurso Especial en Materia de Contratación de forma fundada.
2. Ciudadanos en General, podrán –conforme a lo previsto en el artículo 346.5 de la LCSP y la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno consultar la información pública sin necesidad de acreditar un interés directo. En este caso, la forma de acceso, será a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público, donde deben publicarse de oficio los datos esenciales del contrato, o mediante solicitud de acceso a la información pública.

¿Necesita ejercitar sus derechos o impugnar una adjudicación?

En Administrativando Abogados, firma especializada en Derecho Administrativo y Contratación Pública, asesoramos en el acceso al expediente de contratación pública, revisión de licitaciones e impugnación de adjudicaciones en vía administrativa y contencioso-administrativa.