I. ¿Qué se entiende por expediente administrativo?
Se entiende por expediente administrativo, de conformidad con lo previsto en el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (Ley 39/2015), “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
II. ¿Qué es un documento administrativo electrónico?
El documento administrativo electrónico ha sido entendido en el artículo 46 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, como la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que además, haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.
III. ¿Cómo se forma el expediente administrativo electrónico?
De conformidad con el apartado segundo del artículo 70 de la Ley 39/2015, el expediente administrativo, tendrá formato electrónico, formándose el expediente administrativo electrónico mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
Sobre este particular, el Tribunal Supremo, Sala Tercera de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, dictó sentencia Nº. 1.336/2023 de fecha 26 de octubre de 2023, en el asunto 1026/2022, mediante la que señaló, con relación al expediente administrativo electrónico, que “Una transformación de documentos en formato papel a un formato digital no es simplemente proporcionar una imagen escaneada. sino que la imagen ha de poder identificarse para su eficaz y rápida consulta mediante el correspondiente índice conforme a las exigencias legales.”
IV. Aspectos característicos de la configuración del expediente administrativo electrónico
Dentro de los aspectos característicos que se presentan al momento de la configuración del expediente administrativo electrónico, hemos de destacar los siguientes:
- El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.
- Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos.
- El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme el expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.
V. ¿Cómo se ejercita el derecho de acceso al expediente administrativo electrónico y como se lleva a cabo la obtención de copias de los documentos electrónicos?
De conformidad con lo previsto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, el derecho de acceso de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas al expediente administrativo electrónico y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda.
En ese sentido, la Administración destinataria de la solicitud remitirá al interesado o, en su caso a su representante, la dirección electrónica o localizador que otorgue acceso al expediente administrativo electrónico puesto a disposición, garantizándolo durante el tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos, siempre de acuerdo con el dictamen de valoración emitido por la autoridad calificadora correspondiente, y el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal y de transparencia y acceso a la información pública y de patrimonio documental, histórico y cultural.
VI. ¿Cómo se debe efectuar la remisión de un expediente administrativo electrónico?
De acuerdo con el artículo 70.3 de la Ley 39/2015, cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente administrativo electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará:
- Completo.
- Foliado.
- Autenticado.
- Acompañado de un índice de los documentos que contenga, igualmente autentificado, autenticación que se llevará a cabo, a los fines de garantizar la integridad e inmutabilidad del expediente administrativo electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.
VII. ¿En qué consiste el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad de expediente electrónico?
El Esquema Nacional de Interoperabilidad, se encuentra previsto en el artículo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que sustituye al apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos.
Por su parte, las normas técnicas de interoperabilidad del expediente administrativo electrónico, son normas que tienen por objeto establecer la estructura de los expedientes electrónicos, que incluye documentos electrónicos, índice electrónico, firma electrónica y metadatos mínimos obligatorios, así como las especificaciones para los servicios de remisión y puesta a disposición.
VIII. Particularidades sobre el índice del expediente administrativo electrónico
El índice del expediente administrativo electrónico, puede ser definido como el documento que incluye la relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.
Sobre este particular, la Sala Tercera de lo Contencioso Administrativo del Tribunal Supremo, ha establecido mediante su sentencia Nº. 1.336/2023 de fecha 26 de octubre de 2023, en el asunto 1026/2022, que “Ha de insistirse en que la existencia de un índice en condiciones resulta no solo razonable sino también por cuestión de diligencia y eficacia a la hora de permitir una consulta ordenada de toda la documentación obrante. Ese índice lateral izquierdo cuando el expediente es electrónico o de la Administración digital ha de permitir su consulta desplegando las hojas sin necesidad de visualizar todas las páginas cada vez que se opte por comprobar o contrastar un dato. Lo anterior es lo que permiten los documentos digitalizados en PDF con el servicio de índice, es decir, al colocar el cursor sobre el apartado correspondiente se abre en la página buscada, aunque el documento en PDF tenga miles de páginas” señalando además que, “Es preciso que los expedientes administrativos cumplan los parámetros necesarios para una consulta ordenada, rápida y eficiente”.
