I. ¿Qué es el ROLECE?
El ROLECE, cuyas siglas significan: Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado, es el registro estatal al servicio de la contratación pública, que tiene por objeto –de conformidad con lo previsto en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 (denominada en lo sucesivo, LCSP)-, la inscripción de los datos y circunstancias que resulten relevantes para acreditar las condiciones de aptitud de los empresarios para contratar con las Administraciones Públicas y demás organismos y entidades del sector público, incluidas las facultades de sus representantes y apoderados, así como la acreditación de todo ello ante cualquier órgano de contratación del Sector Público.
Se trata de un Registro público, al que se podrá acceder de forma abierta, previa identificación de la persona que accede, tiene carácter electrónico, y tanto las solicitudes de inscripción como la obtención de certificados se tramitan de modo telemático, acreditándose la identidad del solicitante mediante el uso de un certificado electrónico, y se constituye como el único y definitivo registro que identifica a los contratistas ante todo el sector público sin excepción. En ese sentido, es importante conocer cuándo es obligatorio inscribirse en el ROLECE.
II. ¿Qué acredita la inscripción en el ROLECE?
Una vez determinado qué es el ROLECE, surge la necesidad de saber que se acredita a través del mismo, por lo que de conformidad con lo previsto en el artículo 96 de la LCSP, observamos que, la inscripción en el ROLECE, acreditará frente a todos los órganos de contratación del sector público, a tenor de lo en él reflejado y salvo prueba en contrario, las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera y técnica o profesional, clasificación y demás circunstancias inscritas, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar que deban constar en el mismo.
III. ¿Quiénes se deben inscribir en el ROLECE?
Todas las empresas o profesionales que quieran contratar con el sector público.
IV. ¿Cómo se efectúa la inscripción en el ROLECE?
Con carácter general la inscripción en el ROLECE es voluntaria, tal y como lo establece el artículo 342 de la LCSP, el cual señala que la inscripción en el ROLECE, es voluntaria para los empresarios, los cuales podrán determinar qué datos desean que se reflejen en ellos. En este caso, la inscripción implicará el consentimiento del empresario para la difusión por medios electrónicos de sus datos inscritos, en los términos y con los límites y restricciones que legal o reglamentariamente se determinen, sin embargo, es necesario conocer cuándo es obligatorio inscribirse en el ROLECE.
No obstante, lo anterior, nos encontramos que los datos que pueden ser inscritos en el ROLECE, son de carácter:
1.- Obligatorio, es decir, no pueden faltar y son incorporados de oficio, sin que el empresario deba realizar ninguna solicitud o trámite. Siendo así, a tenor de lo previsto en el artículo 338 de la LCSP, se harán constar de oficio los datos relativos a las clasificaciones otorgadas a los empresarios por la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.
Asimismo, se harán constar las otorgadas por los órganos competentes de las Comunidades Autónomas que ejerzan competencias en materia de clasificación de empresas, siempre que no resulten contradictorias con las otorgadas por la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.
2.- Voluntario, los cuales se inscriben a petición del interesado, dentro de los cuales, de conformidad con lo establecido en el artículo 339, podemos mencionar:
- Los correspondientes a su personalidad y capacidad de obrar, en el caso de personas jurídicas.
- Los relativos a la extensión de las facultades de los representantes o apoderados con capacidad para actuar en su nombre y obligarla contractualmente.
- Los referentes a las autorizaciones o habilitaciones profesionales y a los demás requisitos que resulten necesarios para actuar en su sector de actividad.
- Los datos relativos a la solvencia económica y financiera, que se reflejarán de forma independiente de la clasificación que, en su caso, tenga el empresario.
- Cualesquiera otros datos de interés para la contratación pública que se determinen reglamentariamente.
V. ¿Cuándo es obligatorio inscribirse en el ROLECE?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 159.4 de la LCSP, la inscripción en el ROLECE (o en el correspondiente registro autónomo equivalente) es obligatoria para todos los licitadores que se presenten a licitaciones realizadas a través del procedimiento abierto simplificado; y la razón es que este tipo de procedimiento se caracteriza por ser más ágil y con menores exigencias administrativas, y está pensado para contratos de menor cuantía y complejidad.
Esto significa que, si una empresa desea presentarse a un procedimiento abierto simplificado, debe estar ya inscrita en el ROLECE (o equivalente) antes de que termine el plazo para presentar ofertas. No basta con haber iniciado el trámite ni con inscribirse después.
La inscripción en el ROLECE también es recomendable (aunque no obligatoria) en procedimientos generales, ya que permite a los licitadores acreditar automáticamente, de forma simplificada, aspectos como: i. la personalidad jurídica del licitador; ii. Su capacidad de obrar; iii. La representación; iv. El cumplimiento de sus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social; y, v. Su clasificación, cuando proceda.
De este modo, aunque en procedimientos abiertos no simplificados no es obligatoria la inscripción en el ROLECE, sí supone una ventaja competitiva, al reducir la carga documental y agilizar la tramitación.
VI. Medios de acceso del ROLECE
Para acceder a los servicios del Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público debe disponer de un certificado electrónico que le permita identificarse ante la Administración. Se tendrá en cuenta el identificador (NIF, NIE, otros) de la persona física titular del certificado, y en el caso de certificados de representación el NIF de la entidad representada. Para identificarse con un certificado electrónico puede optar por:
- Acceder con certificado electrónico a través de la pasarela Cl@ve, para lo cual se requiere que tenga su certificado electrónico instalado en el equipo o en una tarjeta criptográfica.
- Utilizar el cliente Autofirma que comprobará la validez del certificado con la plataforma @Firma, para lo cual requerirá que tenga su certificado electrónico instalado en el equipo o en una tarjeta criptográfica, y la aplicación Autofirma. La aplicación Autofirma también es necesaria para poder presentar solicitudes de inscripción en ROLECE.
VII. ¿Cuál es la duración de la inscripción en el ROLECE?
Una vez conceptualizado el ROLECE como un instrumento administrativo destinado a acreditar la aptitud de las personas físicas o jurídicas para contratar con el sector público, resulta imprescindible abordar la cuestión relativa a la duración y vigencia de la inscripción en dicho registro.
En este sentido, debe señalarse que la inscripción en el ROLECE reviste un carácter esencialmente permanente, en tanto que se configura como un acto único que no requiere de renovaciones periódicas. Esto implica que la inscripción debe efectuarse una sola vez, sin perjuicio de las actualizaciones que, en su caso, resulten necesarias.
No obstante, la validez continuada de dicha inscripción está supeditada al cumplimiento por parte del empresario de la obligación de mantener actualizados los datos contenidos en el registro. En efecto, cualquier modificación que afecte a la información previamente inscrita —ya sea relativa a la forma jurídica, la representación legal, la solvencia económica o cualquier otro dato sustantivo— debe ser comunicada y formalmente registrada, a los efectos de preservar la exactitud, veracidad y vigencia del contenido registral.
