¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

I. ¿Qué es la factura electrónica?

La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, define la factura electrónica como el documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor. Se trata entonces de una factura que se emite, recibe y almacena en formato electrónico, que requiere para su validez que sea generada mediante un software de facturación y estar firmada digitalmente, lo que permite garantizar que su contenido no ha sido alterado. Ahora bien, de acuerdo con la citada normativa que regula este instrumento, resulta interesante saber: ¿cuándo es obligatoria la factura electrónica?

II. ¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Extendiéndose esta obligación a todas las transacciones, incluyendo las realizadas entre empresas (B2B).

Es importante destacar que la norma antes mencionada no sólo prevé la obligación de emitir factura electrónica, sino que además la obligación de facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Quedan fuera de esta obligación las operaciones cuyo destinatario sean los particulares o consumidores finales, así como cuando se trate de un organismo público que haya exonerado de esta obligación a sus proveedores en las operaciones que no superen los 5.000 euros. Tampoco se exigirá en las operaciones que se documenten mediante factura, sin ser obligatorio, en las que se utilice una factura simplificada o en las que el destinatario de las mismas no tenga en territorio español la sede de su negocio o algún establecimiento permanente. Con base en lo antes mencionado, es oportuno saber: ¿cuándo es obligatoria la factura electrónica?

III. ¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Inicialmente la obligatoriedad de la emisión de la factura electrónica quedó supeditada al desarrollo reglamentario de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. No obstante, la misma, en su Disposición final octava, estableció los siguientes plazos para expedir factura electrónica, cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional: 

1. En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
2. En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

A pesar de ello, la reciente modificación del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, introducida mediante el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ha traído como consecuencia cambios en el cronograma inicial, al señalar que: “…los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3.1.a), es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades de dicho reglamento tendrán adaptados los sistemas informáticos a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de enero de 2026. El resto de obligados tributarios mencionados en el artículo 3.1, como son: 

1. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
2. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
3. Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2026.

En ese sentido, observamos que la obligatoriedad en la emisión de la factura electrónica, se efectúa de manera escalonada, quedando de la manera siguiente:

1. Obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas para grandes empresas: a partir de enero de 2024.
2. Obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas, para pequeñas y medianas empresas (Pymes) y Autónomos: se extiende hasta julio de 2026.

IV. ¿Qué sucede en caso de no cumplir con la obligación de emitir factura electrónica?

No sólo es necesario saber cuándo es obligatoria la factura electrónica, sino, además, conocer cuáles son las consecuencias o las sanciones que acarrea el incumplimiento de dicha obligación; en este sentido, podemos señalar que, las empresas que estando obligadas a ello, es decir, a la emisión de factura electrónica, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir las mismas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2 bis. 9 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, con:

1. Apercibimiento; o
2. Multa de hasta 10.000 euros.

En este caso, la sanción se determinará y graduará, teniendo en cuenta lo siguiente:

• El grado de culpabilidad o la existencia de intencionalidad.
• La continuidad o persistencia en la conducta infractora.
• La naturaleza y cuantía de los perjuicios causados.
• La reincidencia, por comisión en el término de un año de más de una infracción de la misma naturaleza cuando así haya sido declarado por resolución firme en vía administrativa.
• El volumen de facturación del prestador responsable.
• El número de personas afectadas por la infracción.
• La gravedad del riesgo generado por la conducta.
• Las acciones realizadas por el prestador encaminadas a paliar los efectos o consecuencias de la infracción.