I. ¿Qué se entiende por inventario de bienes de una Administración Pública?
Se entiende por inventario de bienes de una Administración Pública, al instrumento para la protección y defensa de los patrimonios públicos, en el cual se asientan y muestran las circunstancias físicas, jurídicas, registrales, de destino, de adquisición, económicas y contables de los bienes que forman parte de una Administración Pública.
Es oportuno indicar que las referencias que en el presente trabajo se efectúen al inventario de bienes, se entenderán hechas al Inventario General de Bienes y Derechos del Estado.
Por tanto, el inventario de bienes es un instrumento informativo, que no tiene la consideración de registro público, en el que los datos reflejados, así como los resultados de su agregación o explotación estadística, constituyen información de apoyo para la gestión interna y la definición de políticas de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
II. Inventario de bienes como una obligación jurídica
La Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas, en su artículo 32.1, prevé la obligación que tienen las Administraciones Públicas de llevar un inventario de bienes y derechos que integran su patrimonio, haciendo constar, con el suficiente detalle, las menciones necesarias para su identificación y las que resulten precisas para reflejar su situación jurídica y el destino o uso a que están siendo dedicados.
III. ¿Cuáles son las unidades competentes para llevar el inventario de bienes?
Serán competentes para llevar el inventario de bienes y Derechos del Estado, la Dirección General del Patrimonio del Estado y, las unidades competentes en materia patrimonial de los departamentos ministeriales y organismos públicos vinculados a la Administración General del Estado o dependientes de ella.
IV. ¿Qué incluirá el inventario de bienes?
El Inventario General de Bienes y Derechos del Estado, incluirá la totalidad de los bienes y derechos que integran el Patrimonio del Estado. En ese sentido, la Dirección General del Patrimonio del Estado, llevará directamente el inventario de bienes y derechos del Patrimonio del Estado, ya sean demaniales o patrimoniales, dentro de los cuales se encuentran:
1.- Los bienes inmuebles y derechos reales sobre los mismos.
2.- Los derechos de arrendamiento y cualesquiera otros de carácter personal en virtud de los cuales se atribuya a la Administración General del Estado el uso o disfrute de inmuebles ajenos.
3.- Los bienes muebles y las propiedades incorporales cuyo inventario no corresponda llevar a los departamentos ministeriales o a los organismos públicos dependientes de la Administración General del Estado o vinculados a ella.
4.- Los valores mobiliarios y los títulos representativos de acciones y participaciones en el capital de sociedades mercantiles, o de obligaciones emitidas por éstas.
Las unidades competentes en materia patrimonial de los departamentos ministeriales y organismos públicos vinculados a la Administración General del Estado o dependientes de ella, y sin perjuicio de los registros, catálogos o inventarios de bienes y derechos que estén obligados a llevar en virtud de normas especiales, llevará el inventario de los siguientes bienes y derechos del Patrimonio del Estado:
1.- Los bienes de dominio público sometidos a una legislación especial cuya administración y gestión tengan encomendadas.
2.- Las infraestructuras de titularidad estatal sobre las que ostenten competencias de administración y gestión.
3.- Los bienes muebles adquiridos o utilizados por ellos.
4.- Los derechos de propiedad incorporal adquiridos o generados por la actividad del departamento u organismo o cuya gestión tenga encomendada.
Quedan excluidos de la incorporación en el inventario de bienes, aquellos bienes que hayan sido adquiridos por los organismos públicos con el propósito de devolverlos al tráfico jurídico patrimonial de acuerdo con sus fines peculiares o para cumplir con los requisitos sobre provisiones técnicas obligatorias.
V. Normas para el acceso al Inventario General de Bienes y Derechos del Estado
De conformidad con lo previsto en el artículo 43 del Real Decreto 1373/2009, de 28 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas, para el acceso al Inventario de Bienes se han de seguir las siguientes normas de acuerdo al supuesto de que trate:
1.- Acceso al Inventario General de Bienes y Derechos del Estado por otras Administraciones Públicas.
El acceso por otras Administraciones Públicas a la información del Inventario de Bienes y Derechos del Estado estará sujeto a los criterios de competencia, idoneidad y proporcionalidad, y se someterá a los principios de cooperación y lealtad institucional. A estos efectos, se considerará:
1.- La disposición que atribuya a la Administración Pública solicitante la competencia correspondiente.
2.- La adecuación o congruencia entre la información solicitada y la finalidad a la que vaya a ser destinada en el ejercicio de la competencia de que se trate.
3.- La correspondencia entre el volumen y extensión de la información solicitada y la finalidad perseguida.
En este caso, la consulta o solicitud se formulará por el órgano competente en materia de patrimonio de la Administración correspondiente, con determinación en su caso del órgano al que se destinará y de la competencia para cuyo ejercicio se solicita la información, y se dirigirá a la Dirección General del Patrimonio del Estado o a la Delegación de Economía y Hacienda correspondiente, siempre que la misma (solicitud) tenga por objeto:
- Bienes no incluidos en los catálogos o inventario de bienes y derechos que estén obligados a llevar en virtud de normas especiales.
- Datos numéricos o estadísticos, como de datos concretos que consten en el Inventario de Bienes.
2.- Acceso al Inventario General de Bienes y Derechos del Estado por los ciudadanos.
El acceso por los ciudadanos a la información del Inventario de Bienes estará sujeto a los principios de idoneidad, racionalidad, proporcionalidad, seguridad y transparencia, debiendo a tales fines, dirigir consulta a la Dirección General del Patrimonio del Estado o a la Delegación de Economía y Hacienda correspondiente, siempre que ésta cumpla con lo siguiente:
- Tenga por objeto bienes no incluidos en los catálogos o inventario de bienes y derechos que estén obligados a llevar en virtud de normas especiales.
- Tenga por objeto datos numéricos o estadísticos sobre el inventario de bienes, pudiendo no ser atendida cuando, a juicio de los citados órganos, no concurran los principios antes señalados.
Como normas generales es importante destacar que:
1.- No se atenderán las consultas que puedan afectar a los intereses de la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado, o que tengan por objeto datos de terceros de carácter personal.
2.- La respuesta a las consultas que se formulen sobre el inventario de bienes, tendrá exclusivamente carácter informativo y reflejará los datos existentes en el mismo, a la fecha de su emisión.
VI. Actualización del Inventario General de Bienes y Derechos del Estado
Para la actualización del inventario de bienes, las unidades competentes en materia de gestión patrimonial adoptarán las medidas oportunas para la inmediata constancia en el Inventario General de Bienes y Derechos del Estado de los hechos, actos o negocios relativos a sus bienes y derechos, y notificarán a la Dirección General del Patrimonio del Estado los hechos, actos y negocios que puedan afectar a la situación jurídica y física de los bienes y derechos cuyo inventario corresponda al referido centro directivo, o al destino o uso de los mismos.
VII. Importancia del inventario de bienes
Contar con un inventario de bienes en las Administraciones Públicas, representa un alto nivel de importancia, no sólo a nivel patrimonial, sino a nivel contable (permitiendo determinar las actas y bajas del inventario), y de fiscalización (auditoría) permitiendo con ello la comprobación de la realidad del inventario contabilizado y viceversa, así como la existencia de los mismos y su ubicación en las diferentes dependencias administrativas que en el referido instrumento se indiquen.
