I. ¿Qué es el IRPF?
Uno de los impuestos fundamentales que tiene que presentar un autónomo es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en adelante, IRPF), es decir, un impuesto que pretende gravar los rendimientos económicos obtenidos por el autónomo por su actividad empresarial.
Los gastos deducibles del IRPF para autónomos se aplican únicamente para aquellos que se encuentren en régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada.
II. ¿Qué son los gastos deducibles del IRPF para autónomos?
Los gastos deducibles del IRPF para autónomos son todos aquellos que la legislación tributaria en materia de IRPF permite deducir de tus ingresos para así calcular tu beneficio real, que será la base imponible sobre la que se aplicará el porcentaje de IRPF que te corresponda.
III. Legislación básica del IRPF
Como normativa básica para conocer más sobre los gastos deducibles del IRPF para autónomos, nos encontramos con las siguientes leyes:
(i) Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
(ii) Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
(iii) Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
IV. Requisitos de los gastos deducibles del IRPF para autónomos
La legislación prevé que para aplicar los gastos deducibles del IRPF para autónomos han de concurrir los siguientes requisitos:
(i) El gasto debe estar vinculado a la actividad económica que realiza el autónomo. Es decir, no podrás incorporar como gastos deducibles aquellos en los que incurres en tu vida privada.
(ii) Deben estar convenientemente justificados mediante la correspondiente factura. En algunos casos pueden valer recibos o facturas simplificadas, pero en ellos deben aparecer tus datos fiscales.
(iii) Por último, deben estar recogidos contablemente en los libros de gastos e inversiones de los autónomos.
De los requisitos anteriores, el que más dudas suscita es el primero (vinculación a la actividad económica del autónomo), ya que para ciertos gastos determinados, el autónomo deberá justificar y demostrar que el gasto se encuentra vinculado a su actividad económica y no a su vida privada.
Si lo pensamos detenidamente, existen gastos como el de la vivienda si es donde realizas tu actividad económica que deberían ser deducibles. El problema radica en qué porcentaje del gasto puede quedar vinculado a la actividad económica y cuál no.
Los otros dos requisitos, tanto el deber de justificarlos como el de que se encuentren diligentemente contabilizados en el libro registro, responden a la necesidad de justificar y demostrar que efectivamente se ha incurrido en ese gasto y que el mismo es deducible.
V. ¿Cuáles son los gastos deducibles del IRPF para autónomos?
A continuación, realizamos una lista de cuáles son los gastos deducibles del IRPF para autónomos más habituales, ya que, si eres autónomo y no te los estás deduciendo, deberías considerarlo:
(i) Gastos deducibles por compras, variaciones de existencias y otros consumos de explotación. Dentro de este concepto se incluye la compra de mercaderías, materias primas, combustible, embalajes necesarios para el desempeño de la actividad económica del autónomo. Su cálculo se realiza mediante la adición al precio de adquisición de los gastos adicionales que se producen hasta que el bien es depositado en el almacén o, si se trata de productos elaborados por el autónomo, el precio de adquisición de las materias primas más los costes indirectos derivados del proceso de fabricación.
(ii) También son gastos deducibles en el IRPF los pagos a los trabajadores en concepto de retribuciones a sus empleados (sueldos, dietas y asignaciones de viaje del personal, indemnizaciones, retribución en especie, etc.) Aquí también están incluidos las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
(iii) Las cotizaciones a la Seguridad Social que abona el autónomo en calidad de empresario, es decir, por sus trabajadores.
(iv) Directamente ligado con el gasto deducible anterior, tenemos la Seguridad Social o aportaciones a mutualidades del autónomo que resulten preceptivas para el desempeño de su actividad. En otras palabras, aquí se incluirán las cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA), así como las mensualidades o cuotas de colegiación necesarias para su ejercicio profesional, por ejemplo, las cuotas del Colegio de Abogados.
(v) El autónomo podrá deducirse los gastos asociados a las aportaciones a sistemas de previsión social como promotor de Planes de Pensiones o Planes de Previsión Social Empresarial a favor de los empleados.
(vi) En relación con los empleados del autónomo, debemos señalar que también son gastos deducibles del IRPF, aquellos relacionados con la formación del personal, las primas por contratos de seguros, regalos, lotes de navidad, etc.
(vii) Los gastos de manutención del autónomo que: estén vinculados con el ejercicio de su actividad profesional, se produzcan en restaurantes y establecimientos hosteleros, se abonen por medios electrónicos y, por último, que no superen los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF, si bien en el caso de que se encontrase en el extranjero, las cuotas varían.
(viii) Serán también deducibles los gastos pagados en concepto de arrendamientos y cánones cuando el objeto de los mismos no sea un activo no amortizable.
(ix) En cuanto a los gastos de los suministros de la vivienda (agua, luz, gas, etc.) podrán deducirse un 30% de los mismos siempre y cuando el autónomo trabaje desde casa y así lo haya notificado en su declaración censal (modelo 036 o 037) a Agencia Tributaria.
(x) Las reparaciones y conservaciones de bienes materiales que no supongan una ampliación o mejora del bien, son gastos deducibles del IRPF para autónomos cuando los soporten.
(xi) Los honorarios pagados a profesionales independientes como abogados, notarios, auditores, etc. También serán deducibles otros servicios exteriores como el de publicidad, relaciones públicas, gastos de oficina, etc.
(xii) Existen ciertos impuestos que resultan ser gastos deducibles del IRPF para autónomos, por ejemplo, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles o el Impuesto de actividades económicas (IAE). No serán deducibles ni los recargos de apremio ni las sanciones que se puedan imponer por presentar tardíamente las declaraciones de Hacienda.
(xiii) El Impuesto sobre el Valor Añadido podrá ser un gasto deducible cuando éste no se desgrava a través de las declaraciones del IVA trimestrales.
(xiv) Por último, serán deducibles los gastos financieros que no deriven de la utilización del capital propio así como las amortizaciones del inmovilizado material o intangible vinculado a la actividad económica del autónomo.
Sin embargo, es relevante mencionar que existen ciertos gastos que los autónomos se deducen de manera habitual en sus respectivas Declaraciones de la Renta en los que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a su afectación a la actividad. Entre ellos nos encontramos con los gastos de local u oficina, vehículo y sus gastos asociados, el teléfono móvil, gastos de manutención y de vestuario.
Con relación a los gastos asociados al local u oficina en una vivienda, tal y como comentamos anteriormente, si el centro de actividad del autónomo es su vivienda, deberá venir reflejado en el Censo notificado a Hacienda a través del modelo 036 o 037.
Lo normal es que la parte vinculada a la actividad económica del autónomo sea una parte de un 15% o un 50% de la vivienda, por lo que estos gastos podrán devengarse en el mismo porcentaje vinculado a la actividad.
En el caso de encontrarse alquilado, una de las cuestiones que debería hacerse, es contar con dos facturas, una para la parte de vivienda habitual, y otra para la parte alquilada que queda destinada al ejercicio de la actividad económica que deberá incluir el IVA.
En cuanto a los suministros, como ya hemos mencionado anteriormente, el autónomo que trabaje desde casa podrá acogerse a una deducción del 30% de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad.
En relación con los gastos asociados al teléfono móvil, Hacienda únicamente te permite desgravar esos gastos cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas; una para la parte profesional y otra para el personal.
A efectos del IRPF los gastos de vehículo y sus respectivos gastos asociados podrán ser deducibles cuando los autónomos se dediquen a actividades de transporte, mercancías, comerciales, etc. que puedan llevar asociados gastos de transporte.
Algo similar sucede con los gastos de vestimenta ya que serán deducibles cuando éstos sean perceptibles para su desempeño, por ejemplo: uniformes, vestimenta de protección, etc.
VI. Gastos deducibles del IRPF para autónomos sin factura
Anteriormente, cuando hablábamos de los requisitos que tienen que tener los gastos para poder ser deducibles, decíamos que deben estar justificados mediante una factura en la que aparezcan los datos fiscales del autónomo. Sin embargo, la legislación permite que existan ciertos gastos deducibles que no requieren de factura como por ejemplo sucede así con las pólizas de seguros, los salarios y seguros sociales, la cuota de autónomos, los impuestos y tasas municipales, etc.
